中小企業(yè)合作發(fā)展促進(jìn)中心生成式人工智能輔助辦公職業(yè)技能培訓(xùn)
一、生成式人工智能輔助辦公職業(yè)定義
生成式人工智能輔助辦公是具備生成式 AI 工具應(yīng)用與辦公場(chǎng)景深度融合能力的專業(yè)人才,能為企業(yè)(尤其中小企業(yè))提供 AI 驅(qū)動(dòng)的內(nèi)容生成、流程自動(dòng)化、數(shù)據(jù)輔助分析、辦公效率優(yōu)化等服務(wù),聚焦解決中小企業(yè)辦公中 “內(nèi)容創(chuàng)作慢、重復(fù)工作多、數(shù)據(jù)處理難” 等痛點(diǎn),推動(dòng)企業(yè)辦公模式從 “人工主導(dǎo)” 向 “AI 協(xié)同” 轉(zhuǎn)型。
二、生成式人工智能輔助辦公主要職責(zé)
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AI 驅(qū)動(dòng)內(nèi)容生成:運(yùn)用 ChatGPT、文心一言等生成式 AI 工具,高效完成辦公文檔(報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知)、營(yíng)銷文案(產(chǎn)品介紹、公眾號(hào)推文)、數(shù)據(jù)解讀文本等內(nèi)容創(chuàng)作,同時(shí)對(duì) AI 生成內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)性與準(zhǔn)確性審核;
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辦公流程自動(dòng)化:結(jié)合生成式 AI 與 RPA(機(jī)器人流程自動(dòng)化)工具,搭建輕量化自動(dòng)化辦公流程(如 AI 提取表單數(shù)據(jù)→自動(dòng)生成 Excel 報(bào)表、AI 監(jiān)控郵件關(guān)鍵詞→自動(dòng)分類歸檔),減少重復(fù)人工操作;
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數(shù)據(jù)輔助處理:利用 AI 工具輔助辦公數(shù)據(jù)處理,如 AI 識(shí)別非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(圖片表格、手寫(xiě)筆記)并轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、AI 生成數(shù)據(jù)可視化圖表(自動(dòng)匹配分析維度)、AI 輔助異常數(shù)據(jù)排查(如財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)異常提醒);
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辦公效率優(yōu)化:針對(duì)中小企業(yè)高頻辦公場(chǎng)景(會(huì)議、文檔管理、跨部門協(xié)同),設(shè)計(jì) AI 應(yīng)用方案(如 AI 實(shí)時(shí)生成會(huì)議紀(jì)要、AI 輔助文檔版本對(duì)比、AI 推薦協(xié)同工具),提升團(tuán)隊(duì)辦公效率;
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AI 工具適配與運(yùn)維:結(jié)合中小企業(yè)預(yù)算與技術(shù)能力,篩選適配的輕量化生成式 AI 工具(如免費(fèi)版 AI 辦公軟件、國(guó)產(chǎn) AI 工具),指導(dǎo)員工掌握基礎(chǔ)操作,解決 AI 工具使用中的常見(jiàn)問(wèn)題(如格式兼容、內(nèi)容偏差);
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AI 應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)防控:落實(shí)數(shù)據(jù)安全與 AI 倫理要求,對(duì) AI 生成內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)審查(如避免敏感信息泄露、確保內(nèi)容原創(chuàng)性),建立 AI 辦公數(shù)據(jù)使用規(guī)范(如客戶信息脫敏處理)。
三、生成式人工智能輔助辦公行業(yè)背景
當(dāng)前中小企業(yè)辦公普遍面臨 “三大痛點(diǎn)”:一是內(nèi)容創(chuàng)作效率低(如撰寫(xiě)一份市場(chǎng)報(bào)告需 2-3 天,且質(zhì)量參差不齊);二是重復(fù)工作占比高(如每月人工錄入表單數(shù)據(jù)、分類郵件,耗時(shí)占辦公時(shí)長(zhǎng) 40% 以上);三是數(shù)據(jù)處理能力弱(缺乏專業(yè)工具,非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化率不足 30%)。隨著生成式 AI 技術(shù)快速普及(如 ChatGPT、訊飛星火、飛書(shū) AI 等工具落地),以及中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型推進(jìn),市場(chǎng)對(duì) “懂 AI 工具、會(huì)辦公適配、能落地應(yīng)用” 的人才需求激增 —— 據(jù)《2024 中小企業(yè) AI 辦公調(diào)研報(bào)告》顯示,78% 的中小企業(yè)計(jì)劃引入生成式 AI 優(yōu)化辦公,但僅 15% 具備專業(yè)應(yīng)用能力,人才缺口顯著,成為企業(yè)降本增效的關(guān)鍵支撐。
四、生成式人工智能輔助辦公政策背景
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法規(guī)依據(jù):《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法》明確要求 AI 應(yīng)用需保障數(shù)據(jù)安全、內(nèi)容合規(guī),對(duì) AI 辦公人員的風(fēng)險(xiǎn)防控能力提出基礎(chǔ)要求;
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政策導(dǎo)向:《“十四五” 數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》提出 “推動(dòng)人工智能在辦公、生產(chǎn)等領(lǐng)域的規(guī)模化應(yīng)用,支持中小企業(yè)低成本使用 AI 工具”;《中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型指南》強(qiáng)調(diào) “鼓勵(lì)中小企業(yè)通過(guò) AI 輔助辦公提升效率,培育適配的專業(yè)技能人才”;
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行業(yè)支持:工信部《中小企業(yè)數(shù)字化賦能專項(xiàng)行動(dòng)方案》將 “AI 輔助辦公” 列為重點(diǎn)賦能方向,推動(dòng)地方政府對(duì)中小企業(yè) AI 工具采購(gòu)給予補(bǔ)貼(如部分省份對(duì)企業(yè)購(gòu)買國(guó)產(chǎn) AI 辦公軟件補(bǔ)貼 30%-50%),進(jìn)一步催生對(duì)專業(yè)人才的需求。
五、生成式人工智能輔助辦公認(rèn)證單位
中小企業(yè)合作發(fā)展促進(jìn)中心前身是 1982 年國(guó)務(wù)院經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)設(shè)立的中小企業(yè)國(guó)際合作促進(jìn)會(huì),2001 年依據(jù)《事業(yè)單位登記管理暫行條例》登記為事業(yè)單位法人,屬公益服務(wù)性事業(yè)單位,也是全國(guó)中小企業(yè)服務(wù)體系的核心成員單位;中心以服務(wù)中小企業(yè)為宗旨,既提供發(fā)展研究、合作交流組織、培訓(xùn)、信息咨詢、外事代理等服務(wù),又堅(jiān)決貫徹《中華人民共和國(guó)中小企業(yè)促進(jìn)法》及國(guó)家相關(guān)政策,推動(dòng)中小企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,搭建政府與企業(yè)、企業(yè)與社會(huì)組織(機(jī)構(gòu))/ 企業(yè)、中外中小企業(yè)間的溝通合作平臺(tái),為中小企業(yè)在政策引導(dǎo)、法律咨詢、投融資、國(guó)際合作等方面提供全方位策劃咨詢,并開(kāi)展咨詢、金融合作、國(guó)際交流、教育培訓(xùn)等跟蹤式服務(wù);同時(shí),中心依托中小企業(yè)綜合服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建綜合服務(wù)體系,無(wú)償向企業(yè)提供《今日經(jīng)濟(jì)》內(nèi)刊電子信息、《政策解讀》和《財(cái)稅動(dòng)態(tài)》季刊,秉承 “服務(wù)誠(chéng)信敬業(yè)創(chuàng)新” 的理念,通過(guò)舉辦或參加論壇、展會(huì)、培訓(xùn)等活動(dòng),助力企業(yè)優(yōu)化管理、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、增加城鎮(zhèn)就業(yè)機(jī)會(huì),且下設(shè)秘書(shū)處、研究發(fā)展、教育培訓(xùn)、金融合作、國(guó)際合作、信息交流、咨詢服務(wù)、會(huì)員服務(wù)、地方服務(wù)、行業(yè)服務(wù)等部門。
六、生成式人工智能輔助辦公核心優(yōu)勢(shì)
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精準(zhǔn)適配中小需求:聚焦中小企業(yè) “預(yù)算有限、技術(shù)基礎(chǔ)弱、人員身兼多職” 特點(diǎn),提供輕量化 AI 工具方案(如免費(fèi) / 低成本國(guó)產(chǎn) AI 軟件、簡(jiǎn)易自動(dòng)化流程),避免 “重技術(shù)、高成本” 的復(fù)雜應(yīng)用;
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全場(chǎng)景實(shí)戰(zhàn)導(dǎo)向:覆蓋中小企業(yè)高頻辦公場(chǎng)景(文檔創(chuàng)作、數(shù)據(jù)處理、會(huì)議協(xié)同、流程優(yōu)化),通過(guò) “AI 工具 + 辦公任務(wù)” 深度結(jié)合的實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練,確保學(xué)員能直接應(yīng)用于工作;
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政策與安全適配:重點(diǎn)講解 AI 辦公中的數(shù)據(jù)安全(如客戶信息脫敏)、內(nèi)容合規(guī)(如避免 AI 生成虛假信息),貼合《生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法》要求,降低應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn);
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資源支撐充足:依托中心平臺(tái)獲取中小企業(yè) AI 辦公工具包(含工具清單、操作手冊(cè)、辦公模板)、行業(yè)應(yīng)用案例庫(kù)(如某電商企業(yè)用 AI 自動(dòng)化報(bào)表)及工具更新簡(jiǎn)報(bào);
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市場(chǎng)需求剛需:中小企業(yè) AI 辦公人才缺口大,持有證書(shū)可顯著提升就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力(如行政、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)崗 AI 技能加持),同時(shí)幫助企業(yè)降低 30% 以上重復(fù)辦公時(shí)間。
七、生成式人工智能輔助辦公課程優(yōu)勢(shì)
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針對(duì)性強(qiáng):聚焦中小企業(yè)辦公痛點(diǎn)(如行政寫(xiě)報(bào)告慢、財(cái)務(wù)錄數(shù)據(jù)繁、銷售寫(xiě)文案難),設(shè)計(jì) “AI + 辦公場(chǎng)景” 專項(xiàng)內(nèi)容(如 AI 寫(xiě)財(cái)務(wù)分析報(bào)告、AI 自動(dòng)化考勤統(tǒng)計(jì)),避免純技術(shù)理論;
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師資專業(yè):由生成式 AI 應(yīng)用專家(5 年以上辦公 AI 落地經(jīng)驗(yàn))、辦公自動(dòng)化講師(如 Excel+AI 實(shí)戰(zhàn)專家)、國(guó)產(chǎn) AI 工具培訓(xùn)師及中心教研團(tuán)隊(duì)聯(lián)合授課,兼具技術(shù)深度與辦公實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn);
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模式靈活:采用 “理論講解 + 工具實(shí)操 + 場(chǎng)景模擬 + 案例復(fù)盤(pán)” 模式,通過(guò)真實(shí)案例(如某小微企業(yè)用 AI 優(yōu)化會(huì)議流程、某商貿(mào)企業(yè)用 AI 自動(dòng)化庫(kù)存報(bào)表)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操(用 AI 完成辦公任務(wù))提升實(shí)戰(zhàn)能力;
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內(nèi)容時(shí)效:實(shí)時(shí)更新 AI 工具動(dòng)態(tài)(如 ChatGPT 新功能、文心一言辦公插件)與政策要求(如數(shù)據(jù)安全新規(guī)),確保課程內(nèi)容貼合當(dāng)前 AI 辦公應(yīng)用現(xiàn)狀;
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配套完善:課后提供中小企業(yè) AI 辦公工具包(含工具安裝包、操作指南、辦公模板)、AI 應(yīng)用問(wèn)題答疑群,助力學(xué)員快速解決工作中遇到的 AI 工具使用難題。
八、生成式人工智能輔助辦公課程知識(shí)點(diǎn)
(一)法規(guī)與基礎(chǔ)模塊
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《生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法》《數(shù)據(jù)安全法》(AI 辦公適配條款)解讀,AI 生成內(nèi)容合規(guī)審查要點(diǎn)(如避免敏感信息、確保原創(chuàng)性);
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生成式 AI 辦公核心概念(大語(yǔ)言模型、AI+RPA、prompt 工程),中小企業(yè)常用 AI 工具分類(文本生成類、數(shù)據(jù)處理類、流程自動(dòng)化類);
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AI 辦公倫理與風(fēng)險(xiǎn)防控(如避免 AI 依賴、數(shù)據(jù)隱私保護(hù)、內(nèi)容準(zhǔn)確性核驗(yàn))。
(二)AI 工具應(yīng)用模塊
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通用工具(ChatGPT、文心一言、訊飛星火):prompt 設(shè)計(jì)技巧(如 “寫(xiě)財(cái)務(wù)月報(bào)” 的精準(zhǔn)指令)、辦公文檔生成(報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知)、文案優(yōu)化(產(chǎn)品介紹、郵件草稿);
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專業(yè)工具(Grammarly AI、豆包辦公版):文檔糾錯(cuò)、格式統(tǒng)一、多語(yǔ)言翻譯輔助;
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AI+Excel/Power BI:用 AI 輔助數(shù)據(jù)錄入(識(shí)別圖片表格轉(zhuǎn) Excel)、AI 生成數(shù)據(jù)公式(如 “用 AI 寫(xiě) VLOOKUP 函數(shù)”)、AI 自動(dòng)生成數(shù)據(jù)可視化圖表(匹配分析場(chǎng)景);
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非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理:AI 識(shí)別手寫(xiě)筆記轉(zhuǎn)文本、PDF 掃描件轉(zhuǎn)可編輯文檔(如 Adobe Acrobat AI 插件);
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AI+RPA 輕量化應(yīng)用:用國(guó)產(chǎn) RPA 工具(如影刀、 UiBot)+AI 搭建辦公自動(dòng)化流程(如 AI 監(jiān)控郵件→自動(dòng)提取關(guān)鍵信息→生成 Excel 臺(tái)賬);
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辦公軟件 AI 插件:Word/Excel/PPT AI 插件(如 WPS AI)實(shí)操,自動(dòng)化格式調(diào)整、內(nèi)容補(bǔ)全、模板推薦。
(三)辦公場(chǎng)景實(shí)戰(zhàn)模塊
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行政辦公場(chǎng)景:AI 生成會(huì)議紀(jì)要(實(shí)時(shí)語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字 + AI 提煉要點(diǎn))、AI 自動(dòng)化考勤統(tǒng)計(jì)(AI 識(shí)別打卡數(shù)據(jù)→生成考勤報(bào)表)、AI 輔助公文寫(xiě)作(通知、請(qǐng)示、總結(jié));
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財(cái)務(wù)辦公場(chǎng)景:AI 輔助財(cái)務(wù)報(bào)表撰寫(xiě)(如 “用 AI 分析月度利潤(rùn)表”)、AI 自動(dòng)化報(bào)銷審核(AI 識(shí)別發(fā)票信息→匹配報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn))、AI 生成財(cái)務(wù)分析初稿;
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銷售辦公場(chǎng)景:AI 生成客戶溝通文案(郵件、話術(shù))、AI 輔助銷售數(shù)據(jù)整理(AI 提取客戶訂單信息→生成銷售臺(tái)賬)、AI 優(yōu)化營(yíng)銷推文(公眾號(hào)、朋友圈文案);
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跨部門協(xié)同場(chǎng)景:AI 輔助項(xiàng)目管理(生成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、任務(wù)提醒)、AI 推薦協(xié)同工具(如 “AI + 飛書(shū)” 的文檔共享)、AI 整理跨部門會(huì)議要點(diǎn)。
(四)風(fēng)險(xiǎn)防控與優(yōu)化模塊
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AI 生成內(nèi)容核驗(yàn)方法(如交叉驗(yàn)證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、人工修正邏輯偏差),避免 AI “幻覺(jué)”(虛假信息)風(fēng)險(xiǎn);
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中小企業(yè) AI 數(shù)據(jù)安全管理(辦公數(shù)據(jù)脫敏、AI 工具權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份);
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AI 辦公效率評(píng)估與優(yōu)化(如統(tǒng)計(jì) AI 節(jié)省的辦公時(shí)間、調(diào)整 AI 應(yīng)用場(chǎng)景優(yōu)先級(jí))。
(五)中小企業(yè)專項(xiàng)模塊
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低成本 AI 工具選型(免費(fèi) / 低價(jià)國(guó)產(chǎn)工具推薦、工具組合使用方案,如 “文心一言 + WPS AI”);
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小團(tuán)隊(duì) AI 辦公應(yīng)用方案(3-5 人團(tuán)隊(duì):AI 共享文檔協(xié)作、自動(dòng)化簡(jiǎn)易流程);
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無(wú)技術(shù)基礎(chǔ)人員的 AI 工具入門(零基礎(chǔ)學(xué) prompt、常見(jiàn)問(wèn)題排查,如 AI 生成內(nèi)容不符合要求的調(diào)整技巧)。
九、生成式人工智能輔助辦公考核方式
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理論考試(30%):閉卷考查 AI 辦公法規(guī)、工具分類、風(fēng)險(xiǎn)防控知識(shí)(如 AI 生成內(nèi)容合規(guī)要點(diǎn)、prompt 設(shè)計(jì)基礎(chǔ));
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實(shí)操考試(50%):模擬中小企業(yè)辦公場(chǎng)景,考查 AI 工具應(yīng)用能力(如 “用 AI 生成月度財(cái)務(wù)分析報(bào)告”“用 AI+Excel 自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)庫(kù)存數(shù)據(jù)”“用 AI 寫(xiě)客戶溝通郵件”),要求完成任務(wù)并提交 AI 輔助成果;
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案例答辯(20%):提交個(gè)人 AI 辦公應(yīng)用案例(如 “用 AI 優(yōu)化工作中的某項(xiàng)任務(wù)”),現(xiàn)場(chǎng)講解 AI 應(yīng)用思路、效果及問(wèn)題解決過(guò)程,評(píng)估實(shí)戰(zhàn)落地能力。
十、生成式人工智能輔助辦公考培方式
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培訓(xùn)模式:線上 + 線下結(jié)合,線上提供理論課程、AI 工具操作視頻、工具安裝包;線下開(kāi)展工具實(shí)操演練(每人一臺(tái)電腦實(shí)操 AI 任務(wù))、場(chǎng)景模擬(分組用 AI 完成辦公項(xiàng)目)與答疑;
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考試安排:每月最后一周周末考試,理論考試(線上機(jī)考)+ 實(shí)操考試(線下現(xiàn)場(chǎng)操作)相結(jié)合,考試通過(guò)后 45 個(gè)工作日出證。
十一、生成式人工智能輔助辦公培訓(xùn)對(duì)象
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中小企業(yè)行政、財(cái)務(wù)、人事、銷售等高頻辦公崗位在職人員;
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企業(yè)創(chuàng)業(yè)者、部門負(fù)責(zé)人(需用 AI 優(yōu)化團(tuán)隊(duì)辦公效率,如減少重復(fù)工作);
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辦公自動(dòng)化服務(wù)人員(如為中小企業(yè)提供 Excel/AI 辦公支持的咨詢師);
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希望提升 AI 辦公技能的求職者、待業(yè)人員(含行政、文秘、工商管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生);
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政府或事業(yè)單位中協(xié)助中小企業(yè)開(kāi)展 AI 辦公指導(dǎo)的服務(wù)人員(如園區(qū)數(shù)字化輔導(dǎo)員)。
十二、生成式人工智能輔助辦公資料提供
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兩寸彩色照片 2 張(要求提供電子版,高清,因照片需掃描到證件上);
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學(xué)歷證明或工作證明 1 份(學(xué)歷證明需為國(guó)家認(rèn)可的畢業(yè)證復(fù)印件,工作證明需注明從事辦公相關(guān)工作年限,應(yīng)屆生可提供學(xué)生證復(fù)印件);
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《生成式人工智能輔助辦公培訓(xùn)報(bào)名表》1 份(由中心提供模板,需如實(shí)填寫(xiě)并簽字確認(rèn))。
十三、生成式人工智能輔助辦公考評(píng)周期
考試及格后 45 個(gè)工作日出證,證書(shū)統(tǒng)一由中小企業(yè)合作發(fā)展促進(jìn)中心頒發(fā),可在中心官方查詢網(wǎng)站(http://xczx.smec.org.cn/)驗(yàn)證真?zhèn)巍?/span>
十四、中小企業(yè)合作發(fā)展促進(jìn)中心考培項(xiàng)目